Грамотно организованная работа склада повышает рентабельность бизнеса, исключает возникновение авралов. С помощью продуманной системы мер складские процессы постепенно станут более эффективными, а показатели прибыли достигнут своих вершин.

СОДЕРЖАНИЕ

• Организация труда
• Зонирование склада
• Порядок на складе
• Разгрузка и приемка
• Хранение
• Комплектация и отгрузка
• Складская техника
• Снижение себестоимости и оптимизация бюджета
• Сохранность материальных ценностей
• Инвентаризация

Организация труда

• Постарайтесь найти грамотного энергичного управляющего. У него должен быть соответствующий опыт работы, знание тонкостей складского учета. Такой сотрудник обязательно должен уверенно пользоваться ПК, хорошо знать программное обеспечение для автоматизации процессов. Идеальный вариант — «вырастить» такого работника самостоятельно из своих кадров.
• Не превышайте штат персонала, но и не выходите за нормы рабочего времени, установленного действующим законодательством.
• Стимулируйте сотрудников — переведите их на сдельно-премиальную оплату труда. Начисляйте заработную плату по определенным показателям эффективности. Например, это объем отгруженной продукции, скорость и качество ее отгрузки (отсутствие брака, точность оформления документов).
• Четко организуйте структуру персонала, при необходимости вводите новые штатные единицы.
• Организуйте комфортные рабочие места, где есть все необходимое для выполнения обязанностей.
• Отслеживайте обстановку на рынке труда, все процессы в сфере складской логистики (изменение зарплат, уровень занятости и пр.).

Зонирование склада

• Всю площадь складского помещения разделите на зоны. Используйте каждую из них с предельной пользой для работы склада. В этом случае могут освободиться квадратные метры, которые есть смысл сдавать в аренду.
• Внутри склада обязательно должны быть предусмотрены проходы и проезды. Также не забывайте о необходимых административно-бытовых помещения (раздевалки, туалетах, душевых, комнатах отдыха).
• Не допускайте, чтобы зона хранения распространялась на другие отделы.
• Желательно выделить и наглядно отгородить зону «брака», где хранятся товары, не соответствующие установленным требованиям.
• Разработайте меры для уменьшения объема хранимого брака. Например, это снижение цены, распродажи, акции, бонусы для менеджеров по продажам, возврат товара производителю, его продажа своим сотрудникам, утилизация.

Порядок на складе

• При дефиците места продумайте возможность добавить полки на стеллажах, антресоли сверху, уменьшить пространство между полками. Избавьтесь от посторонних вещей в помещении складского хозяйства.
• Используйте современное освещение. Чтобы усилить световой поток, покрасьте потолок в светлый оттенок. Сокращайте энергозатраты, для этого подсвечивайте зоны, которые вам нужны в данный момент.
• Нанесите на пол разметку для передвижения техники. Выделите места для ее стоянки.
• Оборудуйте складское помещение информационными табличками (в том числе по технике безопасности), предупреждающими знаками.
• Следите за чистотой. Регулярно проводите уборку, дератизацию. Следите, чтобы системы канализации, вентиляции, кондиционирования всегда были в исправном состоянии.

Разгрузка и приемка

• Перед разгрузкой машины сверяйте номера пломб с теми, что указаны в сопроводительных документах. Осмотрите их целостность, правильность пломбирования. Проверяйте сам транспорт на предмет его неисправности (нарушение шнуровки, разрыв тента и пр.).
• Если машины с продукцией прибыли одновременно, прежде всего разгружайте товар, который сразу отправится к заказчику и не требует хранения.
• Во время разгрузки целесообразно сразу заносить товары в реестр.
• Не допускайте смешивания разных товаров. Это можно делать только, если они отправятся в одну зону. Упаковки ставьте так, чтобы легко читались этикетки.
• Всегда проверяйте целостность паллетов, поддонов, штабелей.
• Проверяйте соответствие товара количеству, указанному в ТТН с помощью взвешивания, пересчета единиц в упаковке, пересчета количества упаковок.
• Всегда вскрывайте подозрительные, поврежденные упаковки на предмет сохранности их содержимого.

  

• Присвойте поставщикам категории: «надежный», «сверхнадежный», «требующий проверки». Соответственно, в первом случае проверяйте до 30% товара, во втором — не проверяйте продукцию, в третьем — осматривайте ее досконально.
• При обнаружении брака, недостачи, излишков и других претензий всегда составляйте акт. По закону необязательно использовать форму ТОРГ-2. Можно применять также свой разработанный и утвержденный вариант.

Хранение

• У каждой товарной категории должна быть своя зона, которой соответствует «виртуальный» склад в системе управления. Например, это «зона длительного хранения», «зона ожидания отгрузки».
• Внутри зоны должны выделяться места для конкретных артикулов (ящики, полки, стеллажи).
• Наиболее востребованная продукция пусть будет легкодоступной, размещена ближе к зоне отгрузки. Однако крупногабаритные товары, независимо от их востребованности лучше хранить рядом с зоной отгрузки. Особо ценную продукцию размещают в глубине складского помещения.
• Никогда не храните товары на полу! Для этой цели применяйте поддоны различных размеров.
• Хранящийся товар ежедневно осматривайте на предмет целостности.

Комплектация и отгрузка

• Отпускайте груз только с сопроводительными документами: товарно-транспортной накладной, счет-фактурой и пр.
• Установите конкретное время приема заявок от ваших клиентов. К примеру, заявки, поданные после 16 часов, будут обработаны на следующий день.
• При комплектации товаров используйте два способа: индивидуальный (для одного заказа из отделов берется необходимое количество товара) и комплексный (изымается продукция, присутствующая в нескольких заказах).
• Маркируйте скомплектованный и упакованный товар, указывая клиента и адрес доставки.
• Обязательно осматривайте транспорт на котором будет переводится товар. Не допускайте превышения его грузоподъемности.

  

• Тяжелый товар на должен загружаться поверх легкого. Поврежденную продукцию сразу заменяйте — ее возврат от клиента обойдется дороже. После отгрузки товаров пломбируйте транспорт.

Складская техника

• Поскольку погрузочно-разгрузочная техника стоит недешево, важно правильно рассчитать ее количество. Особенно значим показатель запаса, когда конкретное число тележек во время разгрузки можно дополнить тележками , простаивающими в соседнем отделе.
• Закрепите каждую единицу техники за конкретным сотрудником, поскольку индивидуальная ответственность значительно повысит срок ее службы.
• В техотделе всегда должны быть доступны предметы для обслуживания техники: щетки, пылесос, смазочные материалы и пр. 
• Персонал, работающий со сложной техникой, обязан пройти обучение. Для этой цели заключите контракт с соответствующей учебной организацией.
• Следите за временем истечения гарантийных сроков техники. Далее проводите осмотр на предмет ее последующего использования, принимайте решение о продаже и закупке нового оборудования.
• По возможности закупайте технику у одного производителя. В этом случае запчасти списанной могут подойти для ремонта.
• Чтобы техника могла заехать в кузов или вагон транспорта, используйте регулировочные мостики, эстакады.

Снижение себестоимости и оптимизация бюджета

• Сделайте показатель себестоимости ключевой мотивацией управляющих м трудников. Чем он меньше — тем больше бонусов.
• Желательно оценить себестоимость каждой операции. Так вы исключите все операции, что не приносят прибыли.
• Сократите число ручных операций с перемещением груза до минимума. В результате повысится производительность труда, и соответственно, снизятся затраты.
• Регулярно пересматривайте нормы на расходные материалы.
• Заранее составляйте бюджет, чтобы эффективнее расходовать средства.

Сохранность материальных ценностей

• Со всеми сотрудниками должен быть заключен договор о материальной ответственности.
• Доносить до персонала, что убытки компенсируются за счет чистой прибыли компании.
• Не используйте материальное наказание без выяснения причин и обстоятельств недостачи или порчи товара. Исключите вероятность кражи, нахождения на складе посторонних лиц.
• Усиленно контролируйте зоны отгрузки. Именно здесь случается 90% краж.
• Регулярно проверяйте персонал на предмет алкогольного опьянения и наркозависимости.
• Используйте современные охранные системы или хотя бы их имитацию.

Инвентаризация

• Полную инвентаризацию товарно-материальных ценностей проводите один раз ежегодно, периодическую — каждый месяц или чаще. Анализируйте результаты последних проверок.
• Регламентируйте процесс проведения инвентаризации, определите его конкретные цели (например, выявить несоответствия между фактическими и документальными данными, повысить эффективность управления запасами, улучшить уровень сервиса), сроки, участников, состав комиссии.
• Перед процедурой приостановите движение товаров внутри склада и за его пределами.
• В инвентаризации участвуют наиболее компетентные сотрудники склада.
• Периодически устраивайте внеплановые инвентаризации.
• Применяйте разные методики, например, проверки по категориям товаров, производителям.

Складская логистика — сложная система, которая выполняет ключевую роль в цепочке поставок. Эта сфера разнообразна в многогранна, ее можно постоянно совершенствовать, повышая эффективность и прибыльность.