Складской учет - что это такое, правила ведения

Работа с товарно-материальными ценностями предполагает систему учета: что принято, что отгружено, в каком количестве. Склад, разумеется, не исключение, ведь его стабильная и организованная работа напрямую связана с продажами и выручкой компании.

СОДЕРЖАНИЕ

• Складской учёт: что это и для чего нужно
• Нюансы формирования учетной системы
• Документооборот
• Основные этапы работы с товаром и документацией
• Кто ответственен за складской учет товаров

Складской учёт: что это и для чего нужно

Любая организация так или иначе сталкивается с необходимостью учета. Даже если у нее нет склада, она обладает каким-то имуществом для обеспечения своей работы (офисные столы и стулья, оргтехника), и все эти предметы нужно "брать на карандаш". Что уж говорить о предприятиях с производством или торговых компаниях – здесь особенно важно контролировать наличие материалов от поставщиков, произведенную или закупленную продукцию, ее точное местонахождения и пр.

Под ведением складского учета обычно понимают работу с данными по единицам хранения, размещенным на складе. Все поступающие товары/материалы приходуются по товарной накладной и принимаются к вам на хранение. Затем вам нужно их распределить и либо применить на производстве, либо реализовать покупателю – все эти движения тоже нужно фиксировать. Ну и в итоге, когда вы отгружаете готовую продукцию, вы тоже составляете накладную и фиксируете в системе, что данный товар покинул ваш склад.

Эффективная система складского учета поможет держать в порядке и весь остальной бизнес: без проблем сдавать бухгалтерские отчеты, видеть свои активы и выручку, вовремя отгружать продукцию и сохранять лояльность клиентов. Ну а чем отлаженнее работает компания, тем легче ей получить новых заказчиков и партнеров.

Нюансы формирования учетной системы

Организация складского учета регулируется законодательством. Основные положения есть, например, в Приказе Минфина №44н по учету материально-производственных запасов (МПЗ) – этот как раз все те предметы, что хранятся на складе. К ним могут относиться материалы, которые непосредственно будут участвовать в создании готового продукта, либо товары, которые сразу готовы к продаже. Также берутся нормы из Федерального закона №402 "О бухгалтерском учете".

В процессе учета должны контролироваться следующие параметры:

• приемка, оприходование, отгрузка;

Вносится номенклатура с ключевыми характеристиками, сопроводительные документы, количество, контрагент, стоимость.

• перемещение внутри компании (например, на склад образцов, на склад брака);
• изменение закупочных цен и характеристик;
• списания;
• инвентаризация.

За основу для ведения можно взять 3 основных формата:

Номенклатурный (каждая позиция – это отдельная карточка складского учета).

Сортовой (когда позиция одна, но внутри нее есть подвиды, существенно друг от друга отличающиеся).

Партионный (когда позиции важно отделять друг от друга по партиям).

Документооборот

От того, какой формат вы берете за основу, зависит ведение документации внутри компании. В законодательстве нет четких требований о том, делаете ли вы все это в бумажном журнале складского учета, либо в электронных таблицах, либо в единой системе. Вы в любом случае обязаны принять МПЗ на баланс и отслеживать его перемещения, т.к. от этого зависят показатели в отчетности, ежеквартально сдаваемой в налоговую.

Чем больший объем позиций в ведении вашей компании, тем актуальнее становится введение единой электронной программы складского учета. Она может быть интегрирована с бухгалтерским учетом, CRM-системой и другими инструментами, используемыми в компании, а может существовать отдельно. В режиме онлайн как сотрудники склада, так и сотрудники бухгалтерии, отдела продаж или сбыта будут видеть актуальное наличие, себестоимость, статус нахождения товара и пр.

Существуют также полностью автоматизированные системы, где программа сама выбирает ячейку для товара, следит за сроками годности, присылает уведомления, когда материалы заканчиваются и т.д.

Основные этапы работы с товаром и документацией

• Приемка. Сотрудники склада не имеют права просто забрать доставленный груз, они обязаны получить накладные документы, по которым груз и регистрируется в системе учета. Обычно это УПД, ТОРГ-12. По требованию одной из сторон могут также добавляться внутренние акты приемки-передачи и другие документы.

• Перемещение. Во внутренней системе склад может подразделяться на несколько подскладов: комплектующие, готовая продукция, торговый зал, образцы, промопродукты и пр. Когда товар внутри компании переходит из одного подсклада на другой (но остается на балансе компании), также оформляется документ перемещения.

• Выбытие. Обычно под этим событием подразумевается продажа товара, либо его списание, но в любом случае товар больше не будет числиться на балансе. Если это отгрузка клиенту, то также оформляется накладная, по которой вторая сторона примет продукцию у себя. Если же речь идет о списании, то готовится специальный документ, а товар утилизируется.

Кто ответственен за складской учет товаров

Здесь может быть несколько вариантов. Если мы говорим о том, кто должен принимать решение об организации и формах учета, то это вопрос к руководству компании. Именно оно, исходя из актуального состояния бюджета, будущих направлений развития, должно понимать, с каким объемом МПЗ предстоит работать и, следовательно, сколько ресурсов у компании будет отнимать его обработка.

Когда же система уже внедрена, то за ее корректное выполнение отвечают все сотрудники склада – у каждого свой фронт работ.

Контролируют общий процесс руководитель или заведующий складом. На нем же лежит материальная ответственность за сохранность товаров, соблюдение техники безопасности, инструктаж сотрудников и т.д. Рядовые сотрудники должны вовремя "проводить" в базе принятый или отгружаемый товар, фиксировать его местоположение, заботиться о надлежащем виде и целостности товаров во время работы с ними.

Также за порядок в учете складского помещения и его ресурсов может отвечать отдел закупок (вносит номенклатуру и ее характеристики при заказе у поставщика), бухгалтерия и финансовый отдел (следят за порядком в документации, корректностью остатков и себестоимостью), отдел сбыта и пр. Зависит от распределения обязанностей внутри каждой конкретной компании.